Plattform
Dokumente dort, wo der Vorgang ist
Unterlagen im Netzlaufwerk sind nur so gut wie die Ordnerstruktur. In Solneo hängen sie am Kunden, am Projekt oder am Auftrag.
Ablage ohne Suchen.
Angebote, Planungsunterlagen, Protokolle, Fotos, Belege und Rechnungen liegen am zugehörigen Vorgang. Wer den Vorgang öffnet, hat die Unterlagen, ohne eine Ordnerlogik zu kennen oder Kollegen zu fragen.
Erzeugte Dokumente entstehen aus dem aktuellen Datenstand. Es gibt keine Version auf einem Desktop, die niemand mehr findet.
Im Detail
Zuordnung statt Ordner
Jedes Dokument gehört zu einem Kunden, Projekt oder Auftrag und ist darüber auffindbar.
Versionen sichtbar
Ältere Stände bleiben erhalten und sind als überholt gekennzeichnet, der aktuelle ist eindeutig.
Belege und Rechnungen
Eingangsbelege und Ausgangsrechnungen liegen im selben Hub, getrennt nach Art und Status.
Zugriff nach Rolle
Wer welche Unterlagen sieht, folgt der Rolle. Freigaben an Kunden laufen über das Portal.
Was das bei Prüfungen wert ist.
Ob Abnahme, Förderung oder Reklamation: Entscheidend ist, ob die Unterlage in Minuten vorliegt.
- Nachweise sind über den Vorgang auffindbar, nicht über den Dateinamen
- Zeitpunkt und Ersteller stehen am Dokument
- Freigaben an Kunden sind protokolliert
- Aufbewahrungsfristen greifen automatisch
Häufige Fragen
- Können wir bestehende Ablagen übernehmen?
- Bestandsdokumente lassen sich importieren und Vorgängen zuordnen. Für größere Migrationen gibt es ein Projektpaket.
- Gibt es eine Größenbeschränkung?
- Für die üblichen Formate im Anlagenbau ist der Umfang ausreichend, große Videodateien sind nicht der Zweck.
- Sehen Monteure alle Dokumente?
- Nur die für ihren Auftrag relevanten. Kaufmännische Unterlagen bleiben ausgeblendet.
Dateien unterliegen denselben Mandanten- und Aufbewahrungsregeln wie alle anderen Daten.
Bereit für die erste Unterschrift
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